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E-Rechnungspflicht in Deutschland: der vollständige Zeitplan
Die E-Rechnungspflicht kommt nicht auf einen Schlag, sondern in drei Stufen zwischen 2025 und 2028. Wer seit Jahresbeginn 2025 brav PDFs verschickt hat, hat damit nichts falsch gemacht — die Übergangsfristen haben das erlaubt. Sie laufen aber jetzt aus.
Der Stufenplan im Detail
1. Januar 2025 — Empfangspflicht
Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle inländischen Unternehmer B2B-E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können. Das gilt ohne Ausnahme — auch für Kleinunternehmer nach § 19 UStG, auch für Kleinstbetriebe mit einem einzigen Mitarbeiter.
Konkret bedeutet das: Wer eine E-Rechnung im ZUGFeRD- oder XRechnung-Format erhält, muss sie öffnen, lesen und in die eigene Buchführung übernehmen können. Ein E-Mail-Anhang, den niemand versteht, reicht nicht.
31. Dezember 2026 — Übergangsfrist endet
Bis einschließlich 31. Dezember 2026 dürfen Rechnungen an andere Unternehmen mit deren Zustimmung weiterhin als PDF oder auf Papier ausgestellt werden. Wer bisher so gearbeitet hat, ist rechtlich auf der sicheren Seite gewesen.
Ab dem 1. Januar 2027 endet diese Toleranz — zumindest für die größeren Unternehmen.
1. Januar 2027 — Ausstellungspflicht ab 800.000 €
Unternehmen, die im Kalenderjahr 2026 mehr als 800.000 Euro Umsatz erzielt haben, müssen ab dem 1. Januar 2027 alle inländischen B2B-Rechnungen als E-Rechnung ausstellen. Der Schwellenwert bezieht sich auf den Vorjahresumsatz im Jahr 2026 — wer 2025 über dieser Grenze lag, 2026 aber darunter, fällt erst 2028 unter die Pflicht.
1. Januar 2028 — Ausstellungspflicht für alle
Ab dem 1. Januar 2028 müssen alle inländischen Unternehmer B2B-Rechnungen als E-Rechnungen ausstellen — unabhängig von der Unternehmensgröße, unabhängig vom Umsatz. Wer bis dahin noch auf PDF gesetzt hat (und keine Ausnahme greift), muss spätestens zum Jahreswechsel umgestellt haben.
Ausnahmen, die dauerhaft gelten
Nicht jeder ist von der Ausstellungspflicht betroffen. Diese drei Ausnahmen gelten dauerhaft — also auch nach 2028.
Kleinunternehmer (§ 19 UStG)
Kleinunternehmer dürfen weiterhin PDF oder Papier ausstellen — auch nach 2028, auch für immer. Der Grund: § 19 UStG befreit sie von der Umsatzsteuer, und E-Rechnungen im ZUGFeRD/XRechnung-Format setzen technisch eine USt-Angabe voraus. Die Ausnahme ist in § 34a UStG verankert.
Achtung: Die Empfangspflicht gilt auch für Kleinunternehmer. Wer eine ZUGFeRD-Rechnung von einem Lieferanten erhält, muss sie lesen und verarbeiten können.
Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro (§ 33 UStDV)
Rechnungen bis 250 Euro brutto sind von der Ausstellungspflicht ausgenommen. PDF oder Papier bleibt hier erlaubt. Die Empfangspflicht gilt auch für Kleinbetragsrechnungen nicht gesondert — entscheidend ist, was der Rechnungssteller schickt.
Rechnungen an Privatpersonen (B2C)
Die E-Rechnungspflicht gilt ausschließlich für B2B-Umsätze zwischen inländischen Unternehmern. Wer an Verbraucher verkauft, ist nicht betroffen.
Häufige Fragen zur Ausnahmeregelung
Ich bin Kleinunternehmer — muss ich überhaupt handeln?
Ja, aber begrenzt. Du musst seit dem 1. Januar 2025 E-Rechnungen empfangen können. Ausstellen musst du keine. abolos hat dafür ein Eingangsrechnungs-Modul, das ZUGFeRD- und XRechnung-XML-Dateien einliest und lesbar darstellt — ohne dass du selbst die XML-Struktur verstehen musst.
Gilt die Ausstellung auch für grenzüberschreitende Rechnungen?
Nein. Die E-Rechnungspflicht betrifft nur inländische B2B-Umsätze — also Rechnungen zwischen zwei deutschen Unternehmern. Rechnungen in andere EU-Länder oder Drittstaaten sind nicht erfasst.
Reicht eine einfache PDF-Rechnung per E-Mail noch?
Während der Übergangsfrist (bis Ende 2026) ja — mit Zustimmung des Empfängers. Ab 2027 für Unternehmen über 800.000 Euro Umsatz und ab 2028 für alle gilt: nein. Eine reine PDF-Datei ohne eingebettete strukturierte XML-Daten ist dann keine gültige E-Rechnung mehr.
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