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ZUGFeRD und XRechnung: zwei Formate, ein Ziel
Beide Formate erfüllen die europäische Norm EN 16931 für strukturierte E-Rechnungen. Der Unterschied liegt darin, wie die Daten verpackt sind und wann welches Format einzusetzen ist.
ZUGFeRD: sichtbar für Menschen, maschinenlesbar für Software
ZUGFeRD (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland) ist ein Hybridformat: eine normale PDF-Datei mit einer eingebetteten XML-Datei. Der Empfänger kann die Rechnung wie gewohnt als PDF öffnen und lesen. Gleichzeitig liegt die gesamte strukturierte Information — Betrag, Steuer, Bankverbindung, Leistungsdatum — in der eingebetteten XML, die eine Buchhaltungssoftware automatisch verarbeiten kann, ohne die PDF zu lesen.
ZUGFeRD basiert auf dem europäischen Standard EN 16931 und dem UN/CEFACT-Datenmodell (Cross Industry Invoice). In Deutschland ist ZUGFeRD die am weitesten verbreitete E-Rechnungsform für B2B-Zwecke.
XRechnung: reines XML, kein visuelles PDF
XRechnung ist ein rein maschinenlesbares XML-Format. Es gibt keine PDF-Seite, kein visuelles Dokument, das man einfach öffnen und lesen könnte. Wer eine XRechnung im Dateimanager doppelt anklickt, sieht XML-Code.
XRechnung ist der Standard für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber in Deutschland (B2G). Seit dem 27. November 2020 sind alle Bundesbehörden verpflichtet, elektronische Rechnungen nach dem XRechnung-Standard anzunehmen. Viele Länder und Kommunen folgen diesem Standard ebenfalls. Wer Rechnungen an eine Bundesbehörde oder eine öffentliche Einrichtung stellt, muss in der Regel XRechnung liefern — nicht ZUGFeRD.
Jede XRechnung wird durch den offiziellen KoSIT-Validator geprüft, bevor sie als gültig gilt. abolos führt diese Validierung automatisch durch.
Welches Format wann
| Situation | Format | Warum |
|---|---|---|
| Rechnung an einen Geschäftskunden (B2B) | ZUGFeRD | Human-readable PDF + maschinenlesbare XML in einer Datei |
| Rechnung an eine Bundesbehörde oder Bundeseinrichtung | XRechnung | Gesetzlich vorgeschrieben für B2G |
| Rechnung an Landes- oder Kommunalbehörde | XRechnung | Meistens XRechnung — im Einzelfall beim Auftraggeber nachfragen |
| Empfang einer Lieferantenrechnung (Eingang) | Beide möglich | abolos liest ZUGFeRD und XRechnung ein und zeigt die Daten lesbar an |
Wie abolos das handhabt
abolos wählt das Format automatisch. Für Standardrechnungen an Geschäftskunden liefert es eine ZUGFeRD-Datei. Wer im Rechnungseditor die Option „Öffentlicher Auftraggeber" wählt, erhält zusätzlich eine XRechnung-XML, die direkt an das Behörden-Portal übertragen werden kann.
Jede XRechnung wird vor der Auslieferung automatisch gegen den KoSIT-Referenzvalidator geprüft. Eine Rechnung, die die Validierung nicht besteht, wird nicht finalisiert. So kommt keine ungültige Datei beim Empfänger an.
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