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E-Rechnung und Kleinunternehmerregelung: was wirklich gilt

Die Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG schützt Kleinunternehmer vor der Ausstellungspflicht für E-Rechnungen — dauerhaft, auch nach 2028. Das schließt aber nicht aus, dass Kleinunternehmer E-Rechnungen empfangen müssen. Beides ist wichtig und beides wird häufig verwechselt.

Empfang und Ausstellung: zwei verschiedene Pflichten

Warum Kleinunternehmer dauerhaft ausgenommen sind

E-Rechnungen im ZUGFeRD- und XRechnung-Format basieren auf dem europäischen Standard EN 16931. Dieser Standard setzt voraus, dass Umsatzsteuer ausgewiesen wird — er unterscheidet zwischen verschiedenen Steuersätzen, aber nicht zwischen „keine Umsatzsteuer wegen § 19" und „0 % Steuersatz". Kleinunternehmer weisen keine USt aus, was sich technisch nicht normkonform in das Pflichtformat übersetzen lässt.

Aus diesem Grund hat der Gesetzgeber die Ausnahme eingebaut. Es handelt sich nicht um einen Ermessensspielraum, sondern um eine klare gesetzliche Regelung.

abolos bildet den Kleinunternehmer-Fall trotzdem technisch korrekt im ZUGFeRD-Format ab — mit dem Standard-Steuercode für Steuerbefreiung (S, 0 %) und dem gesetzlich vorgeschriebenen Freitext-Hinweis nach § 19 UStG in der Rechnung.

Der § 19-Modus in abolos

Wer in den Einstellungen die Kleinunternehmerregelung aktiviert, bekommt automatisch:

• Kein USt-Ausweis: Die Rechnung zeigt keine Mehrwertsteuer, keine Steuerzeile, keine USt-ID-Nummer des Empfängers.
• Gesetzlicher Hinweistext: „Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet." — dieser Satz ist auf jeder Rechnung verpflichtend und wird automatisch gesetzt.
• ZUGFeRD technisch korrekt: Die XML-Einbettung verwendet den Steuercode für Steuerbefreiung. Die Datei besteht den KoSIT-Validator.

Was, wenn ich Rechnungen empfange, die ich nicht lesen kann?

Lieferanten können ab 2028 verpflichtet sein, E-Rechnungen als ZUGFeRD-PDF oder XRechnung-XML zu schicken. Wer diese Dateien in einem Standard-PDF-Viewer öffnet, sieht entweder nur ein normales PDF (bei ZUGFeRD) oder gar nur XML-Code (bei XRechnung).

Das Eingangsrechnungs-Modul in abolos löst das: XML-Datei hochladen, abolos liest die strukturierten Daten aus — Betrag, Steuernummer, Leistungsdatum, Bankverbindung — und zeigt sie in einer lesbaren Ansicht an. Du musst die XML-Struktur nicht kennen.